1. 目標清楚－－不應「為開會而開會」，會議該有明確的目的，並由主席在會議開始時講出來，甚至可在開會前告訴會眾。我們可以問：「完成今次會議之後，我們想達到甚麼目標（或討論到甚麼出來）？」注意：要商討事工如何安排，我們就需要開會，但搞活動和工作都是為使團體邁向其宗旨、或遠景，所以，每個會議的目的都是指向團體的宗旨、或遠景。
2. 該有意義－－討論的事情也該有意義，越有意義，越能激勵會眾投入開會，因為他們會認為這事如此重要，值得我花時間（甚至放下其他事務）來開會，並專心討論，切忌討論一些太過「芝麻綠豆」的小事，這會導致會眾覺得沉悶、無聊，下次不來開會。約在1990年間，筆者就試過在會議中討論：「應否花港幣八角郵費，每月把議程預早寄給大家？」結果，下次會議的出席人數一落千丈。有時，幹事們的職權有多大，會影響開會的次數和內容，上述「八角郵費」的不幸例子之所以發生，就是因為組內事無大小，都要經過會眾同意才可以做！
3. 寧可休會－－若真沒有甚麼要討論的話，管見認為，與其浪費人力、物力和時間來開會，倒不如休會一次，勝過「搵嘢嚟講」，以免化簡為繁。會議過多，就容易變得形式化，人們也會聞「開會」色變。不必要的會議，實在少開為妙。不幸！有時有些會議是「循例」開的！有時，我們真該給那些沒有重要機能和充分機能的「會議」重新定位，甚至取消。
4. 豈無議題－－如果一切已照原定計劃正常運作，又沒有甚麼突發的大事需要處理，是次會議其實可以討論許多堂區生活的問題，例如：堂區內活躍的教友只佔少數，如何動員那些「沉睡」的大多數呢？教友（包括善會成員）普遍不參與靈修和培育的活動，為何如此？怎樣改善？公教夫婦一樣有相處的問題，甚至有離婚收場的，教養子女亦不容易，堂區如何牧養和協助他們？彌撒中，兒童較難安靜，怎辦？近年社會失業率高企，我們可以給他們做甚麼？…？沒有甚麼會務的善會，其實也可善用「例會」時間，進行交誼和神修，好過「搵嘢嚟講」。