1. 事先通知－－預早發出開會的通知。對那些會忘記出席的人更要在開會前一兩天致電提醒他。
2. 預測情況－－主席不妨預先想想在會議中有可能發生的情況，及應變之道，並準備有關的物品和資料。
3. 考慮周詳－－主席也可先考慮（各項）事情的緩急輕重、討論的難易及其情況、結論出現的速度等。
4. 先找組長－－如果與會人數眾多，可先分若干小組來討論，然後各小組組長匯報，之後再在大組商議，這樣，每個人都有更多機會表達意見。當然，主席要預先找些人當組長，給他們講述小組討論時要注意甚麼，並請他們寫下自己那一組的結論。
5. 早派資料－－別在開會那一刻鐘，才派發議程及有關資料，（該預早發出，因為）有些東西是要會眾預早搜集資料和思索的！在開會時，若除了主席之外，所有人都無法得到一張議程，那麼，至少該先簡述是次會議的程序和內容，否則，大家便不知道還有「多少」項東西要商量（亦即不知道會議要再開多久，心裏就會不安定），亦不知道「那一樣」東西較為重要，便很容易在次要事情上短話長說，延誤了會議的進度。
6. 應先準備－－開會常犯的毛病之一是與會者事先全無準備，例如：有些東西要事先閱讀，或預先搜集資料，卻沒準備妥當；要做報告的（例如財政報告），即場才計數或臨時「爆肚」，以致報告冗長、東拉西扯、或有遺漏，不能精簡扼要，浪費時間。補救之道：做報告的只提出重點，細節從略；若情況許可，主席可騰出時間，讓人「閱讀全文」，因為這樣做，通常比「讀出全文」還要快。
7. 骨牌效應－－前面兩點所說的「沒有準備」會延誤了會議內的不少時間，有可能導致往後的「討論事項」再沒有充足時間來進行，於是，有可能要開多一次會（成本甚貴！）或未有充份討論便草草表決，或由主席說了的便當作最後決定，這樣又可能會使部份人士感到不滿，若再多幾次同類情況出現，或一時未能發揮基督徒的包容和克制唇舌，就有可能先有怨言，繼有紛爭不和，切願我們面對別人的過失時，能忍耐克制便好了（參德5:16-17，德6:1，箴29:22）。
8. 早作芻議──某些事情若沒事先準備（至少）一個芻議，到開會時才「由零開始」地商討，通常很難有成果，而且這種會議，一般來說，與會人數越多，進度越慢，例如多個堂區的培育組一起商議其鐸區的來年培育大計，或在某一次堂區評議會中商討週年計劃就是。若在開會前，主席自行提出某建議，並把它放在議程中，這權宜之計固然較有效率，但恐怕那些不明白主席苦心的弟兄，會誤會他不民主，也許主席不妨事先邀請各單位，在某時某日之前提出一些具體建議（可能最後只有主席一人提出），集合之後，便在會前派發給他們，讓他們有足夠時間先行閱讀思考，然後才在會議中討論。
9. 事先招募──堂區議會在分工時，可能善會代表們不能即場答允負起某些工作，次次都要先回去問過自己善會，才可在日後回覆，結果就拖慢了整個事工的進度！也許在開會前，事先詢問心儀的團體能否擔此重任。此外，善會若要承擔許許多多的堂區議會工作，固然吃力，但善會對她們所派出的代表，也該有一定程度的支持，並賦予一定程度的決定權，例如：凡不超過自己善會1/3（或1/4等等）人手的事工，代表便能即時作出決定，這樣，善會在兼顧「小我」（自己團體）和「大我」（堂區）的時候，或能更易取得平衡。